چرا ارسال ایمیل تأییدیه برای ثبت‌نام کاربران اهمیت دارد؟
وقتی در مورد لیست ایمیل مخاطبین در کمپین‌های ایمیل مارکتینگ صحبت می‌کنیم، در مورد مخاطبینی صحبت می‌کنیم که علاقه‌مند به دریافت خبرنامه‌های شما هستند. در این مورد بارها در وبلاگ میل‌چی نوشته‌ایم و در مورد ضرورت آن صحبت کرده‌ایم. در این یادداشت در مورد یکی از استانداردهای پایه‌ای صحبت می‌کنیم که با نام تأیید دو مرحله‌ای آدرس ایمیل (Double Opt-in) مشهور است.
«تأیید دو مرحله‌ای» به طور خلاصه به این شکل است که وقتی کاربری در لیست ایمیل شما (مثلا در سایت‌تان) ثبت‌نام کرد، قبل از اینکه ثبت‌نام او را نهایی کنید، ایمیلی به صورت اتوماتیک برایش ارسال کنید که حاوی لینکی برای تأیید مجدد ثبت‌نام کاربر در خبرنامه‌ی شماست. اگر مخاطب شما روی این لینک کلیک کرد، ثبت‌نام او در خبرنامه نهایی می‌شود و در صورت عدم تأیید، مثل این است که اتفاقی نیفتاده و خبری از ثبت آدرس ایمیل کاربر در لیست شما نیست.
این تأییدیه حتی می‌تواند سخت‌تر باشد. یعنی به جای اینکه کاربر روی لینکی کلیک کند، از کاربر بخواهید به ایمیل شما پاسخ دهد و تأییدیه‌ی نهایی بر اساس پاسخ ارسالی کاربر و به صورت دستی انجام شود.
برخی از سرویس‌های ایمیل مارکتینگ (مانند سرویس MailChimp) کمی پا را فراتر گذاشته‌اند و علاوه بر ایمیل تأیید دومرحله‌ای، فرم کپچا (Captcha) را نیز اضافه می‌کنند.
چرا تأیید دومرحله‌ای تا این اندازه اهمیت دارد؟
واقعیت این است که فرایند Double Opt-in بهترین راه است برای اینکه مطمئن شوید مخاطب شما از عضویت در خبرنامه‌ی شما رضایت دارد و در عین حال، با ایمیل فعالی نیز در لیست ایمیل شما ثبت‌نام کرده است.
احتمال دارد در حالت عادی اشکالاتی در ایمیل‌های ثبت‌شده در لیست ایمیل شما وجود داشته باشد که با این روش برطرف می‌شود؛ اشکالاتی مثل این موارد:
کاربری ممکن است مایل به عضویت در خبرنامه نباشد، ولی فرد دیگری ایمیل او را ثبت کرده است. با دریافت ایمیل تأییدیه، مخاطب می‌تواند رضایتش را اعلام کند.
روبات‌هایی وجود دارند که کارشان این است که در اینترنت بچرخند و در هر لیست ایمیلی که پیدا می‌کنند، خودشان را ثبت‌نام کنند! ممکن است در ابتدا عجیب به نظر برسد، ولی توجیهاتی برای این کار دارند که جای بحث دیگری می‌طلبد. در هر صورت این ایمیل‌ها به کار شما نمی‌آیند و مخاطب شما نیستند.
افراد ممکن است آدرس ایمیل را با اشتباهات تایپی در لیست شما ثبت کنند و در نتیجه آن ایمیل به ایمیلی غیرفعال تبدیل می‌شود.
از عضویت کاربران غیرفعالی که اهل چک کردن صندوق ایمیل‌شان نیستند، جلوگیری می‌کند.
تمام مزایای بالا، باعث می‌شود که لیست ایمیل شما به لیستی کاراتر و با نرخ‌های کارکرد بالاتر تبدیل شود.
آسیب‌های تأییدیه‌ی دو مرحله‌ای ثبت‌نام
سایت‌ها معمولا تلاش می‌کنند مخاطبین‌شان را به عضویت در خبرنامه‌ی ایمیلی ترغیب کنند و ممکن است تشویق‌هایی را هم برای این منظور در نظر بگیرند. دیجیتال مارکترها تلاش می‌کنند پروسه‌ی ثبت‌نام در خبرنامه‌ی ایمیلی را تا حد ممکن ساده کنند. تأییدیه‌ی دومرحله‌ای در هر صورت کمی کار را پیچیده می‌کند و باعث می‌شود تعدادی از کاربرانی که با زحمت در خبرنامه‌ی شما ثبت‌نام کرده‌اند، روی لینک ایمیل تأییدیه کلیک نکنند و در نهایت عضو لیست شما نشوند. برخی از کاربران شما ممکن است این ایمیل را دریافت کنند، ولی آن را به چشم یک ایمیل خوش‌آمدگویی ببینند و روی لینک کلیک نکنند. به همین دلیل عنوان ایمیل و متن توضیحات ایمیل را باید خیلی ساده بنویسید و اجازه دهید کاربر به سرعت متوجه منظور شما از ارسال این ایمیل شود.
به عنوان مدیر کمپین‌های ایمیلی باید در مورد استفاده از این روش برای تکمیل بانک ایمیلی کمی فکر کنید و مزایا و معایب آن را بسنجید. این روش، برای مجموعه‌هایی که می‌خواهند به شکلی حرفه‌ای وارد کمپین‌های ایمیلی شوند و کمپین‌ها را به مخاطبینی ارسال کنند که مشتاق دریافت ایمیل‌های شما هستند، پیشنهاد می‌شود. اجرای این شیوه، به شدت نرخ باز شدن (Open Rate) ایمیل‌های شما را افزایش می‌دهد و در نهایت باعث بازدهی (ROI) بالای کمپین‌های ایمیلی شما می‌شود.
به این نکته هم توجه داشته باشید که در بسیاری از کشورهای دنیا، ثبت‌نام کاربران باید بر اساس همین متد انجام شود. به همین دلیل بسیاری از سرویس‌های مطرح ایمیل مارکتینگ دنیا، فرایند Double Opt-in را به صورت پیش‌فرض برای فرم‌های عضویت خبرنامه برای مشتریان‌شان در نظر گرفته‌اند. تخطی از این فرایند می‌تواند عوارض حقوقی بالایی برای شرکت‌ها داشته باشد.