از جمله عواملی که بر افزایش نرخ بازگشایی و نرخ کلیک تأثیر دارد، فرکانس ارسال ایمیل‌ها است که در ادامه مطلب به صورت کامل توضیح داده می‌شود.
فرکانس ارسال ایمیل
زمان‌بندی و فرکانس مناسب برای ایمیل مارکتینگ اهمیت زیادی دارد. طبق گزارش‌ها، اکثر مردم از ایمیل‌های تبلیغاتی متنفرند، مگر اینکه برای دریافت خدمات خاصی ثبت‌نام کرده باشند یا ایمیل‌ها دربردارنده محتوای مفید و مرتبط با علایق آنها باشد؛ بااین‌حال، مهم‌ترین فاکتوری که بر احساس مشترکین هنگام دریافت ایمیل تأثیر می‌گذارد، زمان‌بندی است. انتخاب بهترین فرکانس برای ارسال ایمیل‌ها بسیار چالش‌برانگیز است. پیش از تصمیم‌گیری در مورد فرکانس ارسال ایمیل، ترس از دست دادن مشتریان، بازاریابان را به تفکر عمیق در این مورد وادار می‌کند به‌طوری‌که برای درک و تصمیم‌گیری بهتر، خود را جای مشترکین می‌گذارند تا بتوانند مناسب‌ترین زمان و فرکانس ارسال ایمیل‌ها را پیدا کنند. زیرا در صورت ارسال بیشتر یا کمتر از حد مناسب با مشکلاتی مواجه می‌شویم.
ارسال بیش‌ازحد ایمیل به کاربران
- مشارکت کمتر؛ مردم وقت زیادی برای ایمیل‌های زیاد ندارند و در نتیجه اگر تعداد ایمیل‌ها از تعداد معینی بیشتر شود، تمایلی به باز کردن و خواندن آنها ندارند.
- لغو اشتراک یا اسپم شدن بیشتر؛ درصورتی‌که کاربران زیادی اشتراک خود را لغو یا ایمیل‌های شما را اسپم کنند، فرصت خود را برای مارکتینگ از دست خواهید داد. درواقع، 69% از کاربران به دلیل ایمیل‌های بیش‌ازحد، اشتراک خود را لغو می‌کنند.
- آسیب به اعتبار فرستنده؛ تعداد زیاد لغو اشتراک و گزارش‌ها spam شدن، اعتبار شما را تخریب خواهد کرد و ممکن است برای ادامه استفاده از سرویس ارائه‌دهنده‌ی ایمیل مارکتینگ، با مشکل مواجه شوید. در قوانین این سرویس‌ها، نرخ مشخصی از لغو اشتراک و گزارش spam ذکر شده است که اگر آمار کمپین‌های شما از این مقادیر تجاوز کند، ارسال ایمیل‌های شما را مختل خواهند کرد.
- هزینه بیشتر؛ با ارسال ایمیل‌های بیش‌ازاندازه، باعث افزایش هزینه‌ها می‌شوید بدون اینکه نرخ بازگشت سرمایه (ROI) افزایش یابد.
- زمان تلف‌شده بیشتر؛ ارسال ایمیل‌های زیاد به کسانی که پیام‌ها را نمی‌خوانند، هدر دادن زمان است.
ارسال کمترازحد ایمیل
- از دست دادن فرصت مارکتینگ؛ ایمیل‌های بیشتر یعنی کسب درآمد بیشتر. درصورتی‌که بخواهید محتاط باشید و برای جلوگیری از لغو اشتراک و اسپمی شدن، تعداد بسیار کمی ایمیل ارسال کنید، فرصت‌های بالقوه برای فروش را از دست خواهید داد.
- کمتر دیده شدن در inbox مشترکین؛ حتی اگر دریافت‌کنندگان ایمیل‌های شمار را باز نکنند، همچنان فرصت برندینگ شما وجود دارد. نام برند شما از طریق دیده شدن در inboxهای مشترکین در ذهن آنها باقی می‌ماند.
- احتمال فراموش‌شدن شما توسط مشترکین؛ اکثر افراد به دلیل خاصی ثبت‌نام می‌کنند و حداقل در زمان ثبت‌نام قصد خرید دارند، اما درصورتی‌که به‌اندازه کافی به آنها ایمیل ارسال نشود، شما و کسب‌وکارتان را فراموش خواهند کرد و حتی ممکن است شما را اسپم کنند و باعث آسیب به اعتبار شما شوند.
راه حل مشکل حجم ارسال ایمیل ها = تعادل
راه‌حل این مشکل، پیدا کردن حد تعادل بین دو مورد بالا است. با توجه به گزارش‌ها حاصل از Direct Marketing Association’s National Client Email، اکثر بازاریابان یعنی حدود 35 درصد از آنها 2تا 3 بار در ماه، 9 درصد از بازاریابان 6 تا 8 بار در ماه و 19 درصد از بازاریابان تنها یک ایمیل در ماه ارسال می‌کنند. این نتایج حاصل از دیدگاه بازاریابان است. طبق نظرسنجی MarketingSherpa، حدودا 61 درصد از کاربران مایل به دریافت حداقل یک ایمیل تبلیغاتی در ماه هستند و 15 درصد از آنها با دریافت ایمیل‌های تبلیغاتی روزانه مشکلی ندارند.
این آمار و ارقام نشان‌دهنده تفاوت بین انتظارات و نتایج است. به‌طورکلی و طبق گزارش‌ها، ارسال یک ایمیل در هر هفته یا 1 تا 3 ایمیل در ماه، فرکانس خوبی برای ارسال ایمیل است، اما پیش از تصمیم‌گیری، باید عوامل و فاکتورهایی که در این مورد تأثیر دارد را در نظر بگیرید. نمی‌توان یک استراتژی یکسان را برای انواع کسب‌وکارها در نظر گرفت. شما باید با توجه به نیاز مشتری، هدف کمپین و نوع کسب‌وکار و صنعت تصمیم بگیرید که چه فرکانسی برای شما و مشترکینتان مفید است.
عوامل موثر بر تعادل ارسال ایمیل به کاربران
1- آمار و وضعیت بازار
به رقبای خود، میزان فرکانس ایمیل و نرخ بازگشت سرمایه آنها توجه کنید و از آنها یاد بگیرید. این یادگیری به معنی تکرار کورکورانه استراتژی آنها نیست. زیرا رقبای شما ممکن است به هدف خاصی یا تعداد بیشتر مشتری، ایمیل‌های بیشتری در هفته ارسال کنند. استراتژی شما باید بر اساس نیازهای شما برنامه‌ریزی شوند.
2- نوع محصولات یا خدمات
تعداد ایمیل‌های ارسالی تا حد زیادی به آنچه به مردم ارائه می‌دهید، بستگی دارد. به‌عنوان‌مثال، اگر کسب‌وکار شما، فروش کولر و تهویه است، تابستان باید ایمیل‌های بیشتری برای مشترکین خود ارسال کنید، درحالی‌که اگر صاحب یک آژانس خبری هستید، برای مطلع ساختن کاربران، ارسال ایمیل‌های روزانه مناسب است.
3- هدف ایمیل
هدف از ارسال ایمیل را در نظر بگیرید. آیا قصد فروش محصول خود را دارید؟ آیا قصد هدایت مشترکین به صفحه اجتماعی را دارید؟ آیا هدف ایمیل، پر کردن یک فرم توسط کاربران است؟ طبق گزارش‌ها، اولین ایمیل بالاترین میزان CTR را دارد؛ درنتیجه از این فرصت به‌خوبی استفاده کنید و در اولین ایمیل، کاربر را به یک هدف مشخص برسانید.
نکات تکمیلی تعدد ارسال ایمیل
به مشترکین خود اجازه دهید که تعداد دلخواه ایمیل‌های دریافتی را مشخص کنند. این اطلاعات می‌تواند از طریق قرار دادن گزینه‌ای هنگام عضویت در خبرنامه یا به‌وسیله نظرسنجی به دست آید.
نکته اول: به آمار و ارقام نرخ‌های مختلف خود مانند نرخ بازگشایی، نرخ لغو اشتراک و … توجه کنید و با توجه به آنها و در صورت نیاز، تغییراتی در استراتژی خود ایجاد کنید. می‌توانید با افزایش یا کاهش تعداد ایمیل‌های ارسالی در هفته، نرخ تعاملات را افزایش دهید.
نکته دوم: تنها به خاطر اینکه ایمیلی ارسال کرده باشید، ایمیل‌های نامربوط ارسال نکنید. زیرا حدود 32 درصد از کاربران به دلیل دریافت ایمیل‌های نامربوط و بی‌فایده، اشتراک خود را لغو می‌کنند.
نکته سوم: داشتن یک جدول زمانی مشخص و منظم برای ارسال ایمیلی تبلیغاتی ضروری است. این جدول به تولیدکنندگان محتوا امکان برنامه‌ریزی دقیق را می‌دهد. همچنین، این کار به مشترکین یک نظم مشخص برای دریافت ایمیل ارائه می‌دهد.
نکته چهارم: زمان ارسال ایمیل‌ها نیز نقش بسیار مهمی در تعداد ایمیل‌های ارسالی دارد. به‌عنوان‌مثال، تعداد ایمیل‌های ارسالی در فصل‌های خرید و تعطیلات باید بیشتر از معمول باشد. در این ایام، مشتری‌ها منتظر دریافت ایمیل‌های بیشتر با محتوای تخفیف، هدیه و پیشنهاد‌های ویژه هستند.
نکته پنجم: روز و ساعت ارسال ایمیل‌ها را نیز طوری تنظیم کنید که کاربران بیشتری ایمیل‌ها را ببینند و باز کنند. همان‌طور که قبلاً اشاره‌شده، سه‌شنبه بهترین روز هفته برای ارسال ایمیل است. اول و آخر هفته روزهای مناسبی نیستند. ساعت مناسب ارسال ایمیل‌ها ساعت 8 تا 10 صبح، 8 شب و 2 بعدازظهر است.
نکته ششم: از تست A/B برای پی بردن به بهترین فرکانس استفاده کنید. برای این کار، باید معیارهای مختلف مانند نرخ لغو اشتراک، شکایت، باز کردن ایمیل، کلیک و تبدیل را نظارت و پیگیری کنید.
اهمیت بررسی آمار ایمیل‌ها
برای پیگیری و اصطلاحاً track کردن کمپین ایمیل و به دست آوردن معیارهای مؤثر، باید از ابزارهای تجزیه‌وتحلیل (Analytics) استفاده کنید تا در طول زمان، پیشرفت و اثربخشی کمپین خود را تحت نظر داشته باشید و از نتایج حاصل از آن برای بهینه‌سازی استفاده کنید. درک دقیق از آنچه هنگام ارسال ایمیل‌ها اتفاق می‌افتد، رمز موفقیت ایمیل مارکتینگ است. از جمله مزایای استفاده از ابزار آنالیتیکس می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
1- آگاهی از مخاطب
یکی از مزایای بی‌شمار استفاده از گزارش‌های تجزیه‌وتحلیل در ایمیل مارکتینگ این است که باعث شناخت بهتر مخاطب و علایق او می‌شوند. به‌عنوان‌مثال، دانستن اینکه بیشتر مخاطبان شما در چه منطقه‌ای ساکن هستند به شما این امکان را می‌دهد که ایمیل‌های با محتوای مرتبط با آن شهر یا منطقه را ارسال کنید. همچنین، این ابزار می‌تواند مشخص کند که کاربران کدام لینک‌های خبرنامه را بیشتر کلیک می‌کنند و درنتیجه می‌توانید به علایق مخاطبان خود پی ببرید. بعضی ابزارها مانند MailChimp به شما نشان می‌دهند که مخاطبان کدام لینک‌ها را بیشتر به اشتراک می‌گذارند یا کدام ایمیل‌ها را اسپم می‌کنند؛ درنتیجه از این طریق متوجه می‌شوید که چه محتوایی قابلیت اشتراک‌گذاری بیشتری دارد و یا چه محتوایی باعث نارضایتی کاربر و اسپم شدن ایمیل می‌شود.
2- کمک به تقسیم کمپین ایمیل‌ها
صرف‌نظر از نوع کسب‌وکار شما، برای موفقیت در ایمیل مارکتینگ باید مشترکین خود را درگیر کنید؛ برای تقسیم کردن لیست ایمیل‌ها به‌منظور رسیدن به نتیجه بهتر، نیاز به تشخیص علایق مخاطبان است. این شناخت توسط این ابزار انجام می‌شود و پس‌ازآن، کمپین ایمیل بر اساس علایق مخاطبان به‌راحتی تقسیم می‌شود.
3- تسلط بر کمپین بازاریابی ایمیلی ایمیل
اگرچه از دست دادن تعدادی از مشترکین کاملاً طبیعی است، اما لغو اشتراک زیاد مخاطبان زنگ خطری است که باید به آن توجه کنید. با استفاده از ابزار آنالیتیکس، می‌توانید کمپینی که باعث لغو اشتراک بسیاری از مخاطبان شده است را شناسایی و علت آن را مشخص کنید. از طریق تجزیه‌وتحلیل نتایج حاصل از این ابزار، بهتر می‌توانید کمپین را اصلاح کنید.
Google Analytics(GA)، MailChimp و ابزار Mailerlite ازجمله معروف‌ترین ابزار تجزیه‌وتحلیل هستند.