مباحث حقوقی و اخلاقی خبرنامه‌های ایمیلی هم در قسمت «تولید» موضوعیت دارد، هم در قسمت «عرضه/انتشار»، هم در بخش «مصرف‌کنندگان/کاربران».
قوانین ایمیل‌های انبوه در ایران
با جستجو در سایت شورای عالی فضای مجازی و سایر نهادهای حاکمیتی، آیین‌نامه و سند خاصی که مرتبط با قوانین و سیاست‌های ایمیل و ایمیل انبوه باشد، پیدا نکردیم.
سرویس‌دهنده‌های ایمیل مارکتینگ بومی، مجموعه‌ای از قوانین و شرایط را برای استفاده‌ی کاربران تعریف کرده‌اند. در کنار این قوانین، انتظار داریم فعالیت کاربران در چارچوب قوانین و استانداردهای بین‌المللی اجرا شود.
پیشنهاد می‌کنیم که سازمان‌های رگولاتوری (مانند وزارت ارتباطات و شورای عالی فضای مجازی)، دست به تهیه‌ی سندی برای راهبری این حوزه بزنند. در عین حال این سند باید مبتنی بر تجربیات جهانی این حوزه و برآمده از آموزه‌های عملگرایانه و تخصصی باشد.
بایسته‌های حقوقی و فقهی و اخلاقی به‌کارگیری ایمیل در نشر گسترده و فراگیر محتوا
خبرنامه ایمیلی، رسانه‌ای است نشریابنده بر بستر ایمیل.
بررسی مباحث حقوقی این موضوع، جدای از مباحث حقوق تبلیغات نیست. سویه‌های اخلاقی و حقوقی به‌کارگیری چشم‌اندازهای شهری و جاده‌ای، رسانه‌های دیداری، شنیداری و کاغذی و درگاه‌های اینترنتی به عنوان بستر تبلیغات و نشر محتوا، در ایمیل نیز به میان می‌آید.
با نگاه‌داشت چه پروتکل‌هایی به‌کارگیری ایمیل به‌عنوان ابزاری تبلیغاتی در نشر و ارائه محتوا رواست؟
این پرسش، دیرزمانی است، کنش‌گران دغدغه‌مند این بستر ارتباطی را به تکاپو واداشته تا با تدوین پیوستی حقوقی، آشوب و هرج و مرج این روزهای این بازار را درمان کنند.
گستردگی به‌کارگیری خبرنامه‌های ایمیلی، در میانهٔ ناپایداری‌های محتوایی این روزها، نشان از برتری‌های آن دارد، و گام‌به‌گام، فرآیندی اجتماعی را پی‌ریزی کرده که شتاب، فراگیری و پایداری، یکجا در آن فراهم است.
خبرنامه ایمیلی، رسانه‌ای است نشریابنده بر بستر ایمیل.
بررسی مباحث حقوقی این موضوع، جدای از مباحث حقوق تبلیغات نیست.
این ویژگی در کنار دیگر برتری‌های و چه‌بسا مخاطرات، ما را بر آن داشت به عنوان مجله‌ای تخصصی و کاونده در حوزه‌های ایمیلی به آن بپردازیم.
برخی از سرفصل‌هایی که در حوزه‌ی مباحث حقوقی «ایمیل‌های انبوه» و «ایمیل مارکتینگ» نیاز به بررسی دارند را در این یادداشت مرور می‌کنیم:
آدرس ایمیل کاربر
آدرس ایمیل کاربر چه جایگاهی دارد؟ آیا موجودیتی خصوصی است که متعلق به افراد است یا کالایی عام؟ چگونه و در چه شرایطی می‌توانید از آدرس‌های ایمیل کاربران استفاده کنید؟
وقتی کاربر در لیست ایمیلی سایت شما عضو می‌شود، آدرس ایمیلی او به عنوان یک داده در اختیار شما قرار می‌گیرد و جزو منابع ارزشمند شما می‌شود.
حال سؤال این است که شرط استفاده‌ی ثالث از این دارایی چگونه است؟
برخی از سایت‌ها به صورت شبکه‌ای با سایت‌های دیگر در ارتباط هستند و بانک‌های اطلاعاتی را با هم به اشتراک می‌گذارند.
یا ممکن است یک مجموعه به طور هم‌زمان ناشر چند رسانه‌ی آنلاین باشد. حال اگر کاربر در خبرنامه‌ی یکی از سایت‌ها عضو شد، این اجازه را دارید که خبرنامه‌ی رسانه‌های وابسته را نیز برای او ارسال کنید؟
قوانین ایمیل مارکتینگ اجازه نمی‌دهد که فردی با هویت جعلی شروع به ارسال کمپین‌های انبوه ایمیلی کند.
شرایط حقوقی ثبت‌نام کاربر
پیرو موضوع بالا، بحث شرایط حقوقی ثبت‌نام پیش می‌آید. این شرایط حقوقی در واقع مثل یک قرارداد با کاربر هستند. یعنی کاربر زمانی که در خبرنامه‌ی شما عضو می‌شود، باید بداند که چه شرایطی برای این عضویت وجود دارد و چگونه از داده‌های او استفاده می‌شود.
بسیاری از سایت‌های معتبر، شرایط کاملی را در یک برگه منتشر می‌کنند و از کاربر می‌خواهند که با علم به این شرایط، عضویت خود را در خبرنامه تأیید کند.
لغو عضویت کاربر در خبرنامه
وقتی کاربر در خبرنامه‌ی ایمیلی شما ثبت‌نام می‌کند، باید این امکان و شرایط را داشته باشد که به سهولت بتواند عضویتش را لغو کند.
بر اساس قوانین ایمیل، دکمه‌ی لغو عضویت باید به سادگی در تمام ایمیل‌های ارسالی در جای مناسبی درج شود.
حفظ امنیت اطلاعات
آدرس ایمیل و سایر مشخصات کاربر جزو داده‌هایی است که با اعتماد به رسانه‌ی شما در اختیارتان قرار گرفته است. کاربر انتظار دارد که این اطلاعات به شکل محرمانه باقی بماند و در اختیار مجموعه‌های دیگر قرار نگیرد.
اصالت ارسال‌کننده
سرویس‌دهنده‌ای خبرنامه‌ی ایمیلی شما را ملزم می‌کنند که اطلاعات کامل آنلاین و فیزیکی خود را در سیستم و در کمپین‌ها ثبت کنید.
این به این معنی است که کاربرانی که ایمیل‌های شما را دریافت می‌کنند، باید در شرایط لازم بتوانند به سادگی با شما به صورت تلفنی تماس بگیرند، چیزی را برای شما پست کنند یا اگر لازم شد بلند شوند و بیایند دفترتان!
قوانین ایمیل مارکتینگ اجازه نمی‌دهد که فردی با هویت جعلی شروع به ارسال کمپین‌های انبوه ایمیلی کند و از تبعات احتمالی کمپین‌هایش فرار کند.
قوانین و سازمان‌های رگولاتوری
اتحادیه‌ی اروپا سال پیش قانونی را تصویب کرد که به قانون GDPR شناخته می‌شود. این قانون تمام شرکت‌ها و سایت‌هایی که با اطلاعات کاربران عضو اتحادیه‌ی اروپا و منطقه‌ی پولی یورو در ارتباط هستند را مجبور می‌کند تا از سیاست‌های مشخصی برای حفاظت از داده‌های کاربران تبعیت کنند. این قوانین به صورت مشخص و مفصل ذکر شده است. اتحادیه‌ی اروپا جرایم سنگینی را برای سایت‌هایی که از این قوانین تخطی کنند در نظر گرفته که شامل جریمه‌ی ۲ الی ۳ درصدی از درآمد کل آن شرکت یا مبلغ ۲۰ میلیون یورو است.
اسپم (هرزنامه‌ها) توسط همه‌ی سرویس‌دهندگان ایمیل جدی گرفته می‌شود. این جدی گرفتن به خاطر این است که هرزنامه‌ها باعث ایجاد تأثیرات منفی برای کل سرویس می‌شوند. پلتفرم‌های ایمیلی قوانین سخت‌گیرانه‌ای را برای ایمیل‌های اسپم در نظر گرفته‌اند.
علاوه بر قوانین رگولاتوری کشورها، برخی سرویس‌دهنده‌های بزرگ (مثل Mailchimp و SendGrid) نیز قوانین جداگانه‌ای را تعریف کرده‌اند که کاربران ملزم به رعایت آنها هستند. این قوانین بعضا حتی از قوانین کشوری و منطقه‌ای سخت‌گیرانه هستند. مثلا ممکن است که با دو یا سه گزارش اسپم، عضویت شما را به طور دائمی از سرویس قطع کنند و مبلغ دریافتی برای سرویس را به عنوان جریمه برای شما لحاظ کنند.
یکی از مشهورترین و رایج‌ترین قوانین ضداسپم دنیا، قانون CAN-SPAM است که در ایالات متحده‌ی آمریکا تصویب شده است. این قانون از سال ۲۰۰۳ توسط کمیسیون تجارت فدرال ایالات متحده (Federal Trade Commission) اجرایی شده است. این قانون شامل همه‌ی ایمیل‌های تبلیغاتی و غیرتبلیغاتی است و رعایت آن فقط شامل شرکت‌ها و شهروندان این کشور نیست، بلکه هر فردی در هر جای دنیا که با یکی از شهروندان این کشور ایمیل‌نگاری می‌کند، باید این قانون را رعایت کند، وگرنه با تبعات حقوقی از سوی دولت فدرال ایالات متحده مواجه می‌شود.
جزییات این قانون خیلی مفصل است، ولی برای افرادی که می‌خواهند وارد حوزه‌ی خبرنامه‌های ایمیلی شوند، شرایط خیلی پیچیده نیست و با رعایت چند نکته‌ی پایه‌ای، می‌توانند اطمینان داشته باشند که بر اساس روال مرسوم فعالیت می‌کنند.
کپی‌رایت
مانند سایر بسترهای تولید محتوا، این موضوع اهمیت زیادی دارد که محتوای تولیدی شما در خبرنامه‌های ایمیلی، قوانین محلی و بین‌المللی کپی‌رایتینگ را نقض نکند.
موضوع کپی‌رایت البته در ایران متأسفانه به درستی تبیین نشده و رعایت نمی‌شود ولی اگر می‌خواهید کمپین حرفه‌ای داشته باشید و به خصوص اگر کمپین‌هایی برای مخاطب بین‌المللی منتشر می‌کنید، لازم است توجه جدی به نکات مربوط به رعایت حقوق مؤلف داشته باشید.